Umzug #1

Bis zum Einzug ins Marchivum ist wahrlich noch Zeit – trotzdem wirft der Umzug langsam seine Schatten voraus.

Die Aufgabe ist gewaltig: Es müssen umziehen: 34 MitarbeiterInnen, 25 Büroräume, ein Lesesaal, eine Bibliothek, eine Bauakteneinsicht, ein Vortragssaal – ganz zu schweigen von den 13 laufenden Kilometer Akten und Amtsbüchern, dazu noch Karten, Pläne, Plakate, Großformate, Bilder …

Muss alles eingepackt werden für den Umzug: Blick in die 13 km laufenden Akten. Foto: Stadtarchiv MA - ISG

Muss alles eingepackt werden für den Umzug: Blick in die 13 km laufenden Akten. Foto: Stadtarchiv MA – ISG

Neben der reinen Logistik gilt es noch zu bedenken, dass im MARCHIVUM neu entstehen die Stadtgeschichtliche Ausstellung und das NS-Dokumentationszentrum. Wenn möglich, sollen durch den Umzug auch die Prozesse des Stadtarchivs erleichtert und die notwendigen Schließzeiten möglichst kurz gehalten werden.

Womit also beginnen?

Naturgemäß mit der Bestandsaufnahme. Im Bereich der Büros und Funktionsräume können wir dabei auf die Expertise des Fachbereichs Immobilienmanagement zurückgreifen, der für Umzüge innerhalb der Verwaltung zuständig ist. Schwerer wird es im Bereich der Archivalien.

Selbstverständlich hat das Stadtarchiv eine präzise Übersicht über seine Archivalien: In Archivkreisen werden diese normalerweise in „laufenden Metern“ gemessen – d.h. die Akten, Amtsbücher etc. werden fiktiv wie Bücher nebeneinandergestellt, auch wenn das bei Karten, Plänen und Plakaten oder auch bei Bild-Alben nur schwer vorstellbar ist.

Viele unterschiedliche Formate, auch wenn die meisten Akten in "Normalpakete" in der Größe einer Schuhschachtel verstaut sind. Foto: Stadtarchiv MA - ISG

Viele unterschiedliche Formate, auch wenn die meisten Akten in „Normalpakete“ in der Größe einer Schuhschachtel verstaut sind. Foto: Stadtarchiv MA – ISG

So kommen wir auf 13.000 Meter – das entspricht der Strecke vom Strandbad bis zum Schloss am Rhein entlang oder den Neckar aufwärts von der Mündung bis nach Seckenheim. Verpackt sind die meisten dieser Archivalien in sogenannte „Normalpakete“ von der Größe einer Schuhschachtel – und davon haben wir über 110.000 Stück.

Herausforderung: Gewicht und Verteilung

Wie gesagt; wir haben im Normalbetrieb ständig eine vollständige Übersicht über diese Unterlagen, schließlich müssen wir sie ja für die Benutzung jederzeit ausheben und vorlegen können. Bei einem Umzug kommen aber zwei Faktoren erschwerend hinzu: zum einen das Gewicht, zum anderen die Verteilung.

Foto: StadtA MA - ISG

Foto: StadtA MA – ISG

Auch wenn ein Bunker sehr stabil daherkommt – im Inneren dürfen nur 250 kg pro Regalelement eingelagert werden und so standen wir vor der Frage, wieviel unsere Normalpakete denn wiegen und wie groß die Abweichungen zwischen einem „normal schweren“ Durchschnittskarton und einem „extra schweren“ Normalpaket denn sind. Und um das Ganze richtig kompliziert zu machen, müssen wir natürlich dafür Sorge tragen, dass nicht besonders viele der besonders schweren Normalpakete in ein und dasselbe Regalelement gestellt werden.

Die Lösung für diese und andere Fragen werden wir in den folgenden Monaten erarbeiten – ein sehr spannendes Projekt ….

Kommentieren