Die Akten ziehen um

Ende November begann der Umzu der Akten. 100.000 Archivkartons, Planschränke mit Plänen und Plakaten ziehen in die Neckarstadt.

Auch im Collini-Center werden die Platten auf dem Boden geschützt und ein Sichtschutz aufgebaut. Foto: V. Luh

Bevor der erste LKW losfahren konnte, mussten erst einmal Vorbereitungen dafür getroffen werden: Absperrungen und Sichtschutz auf dem Weg durch das Collini Center zum LKW, der Boden im Archiv musste in weiten Teilen abgedeckt werden, Wände und Türkanten wurden abgeklebt und mit Schutzleisten und –folien versehen.

Auch der Lastenaufzug im MARCHIVUM wird geschützt, damit es keine Kratzer gibt. Foto: V. Luh

Rund 100.000 Kartons mit Dokumenten und Akten werden für den Umzug bewegt, bei solchen Massen an einzelnen Kartons mit Dokumenten und Akten ist es utopisch, jede einzeln zu erfassen. Stattdessen geht das Ganze nach Gewicht, auch weil es eine klare Vorgabe vom Statiker gibt: Pro Regalelement im Bunker dürfen nicht mehr als 250 kg eingelagert werden. Daher muss alles, was in die neuen Magazinräume kommt, vorher gewogen und protokolliert werden.

Jede Kiste wird gewogen und das Gewicht peinlichst genau erfasst. Foto: V. Luh

Die max. zwölf Kartons, die sich auf einem von fünf Fachböden eines Regalelements im Collini-Center befinden, werden in vier Stapeln aus je drei Kartons in einen Rollcontainer gehoben. Dieser wird auf die Bodenwaage geschoben und gewogen – die einzelnen Kartons wiegen zwischen 4,5 und 9,0 kg. Weiter geht es mit dem nächsten Fachboden, dessen Kartons wieder in einen Rollcontainer gehoben und gewogen werden. Die Gewichte werden zusammenaddiert. Wird dann ab dem vierten oder fünften Rollcontainer das Gesamtgewicht von max. 250 kg erreicht, ist diese „Einheit“ komplett.

Die Rollcontainer erhalten Etiketten mit laufenden Nummern. Per EDV wird automatisch ein Packzettel mit Lagerort, Anzahl der Kartons und Gesamtgewicht ausgedruckt und vom zuständigen Mitarbeiter der Umzugsfirma abgezeichnet. Der Packzettel geht mit dem Rollcontainer auf die Reise. Diese Prozedur wird ständig von einem Mitarbeiter des Stadtarchivs kontrolliert und ggf. korrigiert.

Warten auf das Einräumen: Achivalien in der Warteschlange. Foto: V. Luh

Dann werden die beladenen und abgedeckten Rollcontainer über die Laderampe zum LKW gefahren. Hier werden sie so vorsortiert, dass die Container, die zuerst in die Magazinräume des MARCHIVUMs müssen, auf der Ladefläche des LKWs hinten stehen. 20 Rollwägen passen in den 7,5-Tonner.

Im MARCHIVUM angekommen, werden die beladenen Rollcontainer im Erdgeschoss nochmals sortiert, damit sie in der richtigen Reihenfolge im Lastenaufzug stehen. Der Aufzu fasst max. neun Rollcontainer. Da in den Magazinen wenig Platz ist, muss dafür gesorgt sein, dass die Rollcontainer so aus dem Aufzug kommen, dass die Kartons in der richtigen Reihenfolge direkt in die dafür vorgesehenen Regalbereiche gebracht werden können. Das ganze klingt nun recht „trocken“, ist aber enorm wichtig und jeder einzelne Schritt wird von einem der vier Mitarbeiter des Stadtarchivs kontrolliert.

Bevor die Kartons im MARCHIVUM in die Regale kommen, werden die Rollcontainer vortsortiert. Foto: V. Luh

Zum Schluss wird die korrekte Einlagerung nochmals vom Speditionsmitarbeiter unterschrieben und vom Mitarbeiter des Stadtarchivs gegengezeichnet. Ein Mitarbeiter des Stadtarchivs vermerkt auch die internen Bezeichnungen der Aktenbestände. Die Packzettel werden gesammelt, um später in der EDV erfasst werden zu können – denn im alltäglichen Gebrauch muss ja jede einzelne Akte schnell wieder gefunden werden.

In der ersten Woche wurden nicht nur Ratsprotokolle, Nachlässe und Dokumentationen an ihren neuen Standort gebracht. Bereits digitalisierte Aktenbestände, aber auch eine Vielzahl von Planschränken und deren Inhalt wurden in den Wohlgelegen-Bunker, dem Außenmagazin, transportiert. Ein übergroßer, ca. 800 kg wiegender Planschrank musste von elf Speditionsmitarbeitern über die lange Abfahrtsrampe in den unterirdischen Bunker verfrachtet werden – eine besondere Herausforderung.

800 Kilo wiegt der Planschrank, der in Außenlager gebracht wurde. Da mussten elf starke Männer mit anpacken. Foto: V. Luh

Für den Umzug ist eine Zeitspanne von insgesamt acht Wochen geplant, aufgeteilt auf zwei Phasen. Bis Mitte Dezember läuft die erste. Dann gibt es eine viewöchige Pause, in der die Regale, die nun im Collini-Center leergeräumt sind, in das MARCHIVUM wandern. Ab Februar sollen dann alle Archivalien im Marchivum angekommen sein. Bis dahin werden noch einige Akten den Neckar überqueren.

Hier zum Anschauen noch zwei Filmbeiträge aus der Presse:

http://www.rnf.de/mediathek/video/mannheim-das-marchivum-zieht-um/

http://rontv.de/ganze-sendungen/sendung-vom-27-11-2017/ (ab 2:20)

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